Una clínica dental maneja a diario datos especialmente sensibles: diagnósticos, radiografías, medicación, alergias o enfermedades generales de sus pacientes. Su tratamiento está sujeto a dos bloques normativos que se complementan: la legislación sanitaria sobre la historia clínica y la normativa de protección de datos. Esta guía resume las obligaciones principales para una consulta de la provincia de Albacete.
Nota: resumen divulgativo que no sustituye al asesoramiento de un especialista en protección de datos ni al texto de las normas.
La historia clínica
La Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente, obliga a elaborar una historia clínica por cada paciente que recoja la información necesaria para su asistencia: anamnesis, exploración, pruebas complementarias, diagnóstico, plan de tratamiento, evolución y consentimientos informados, entre otros. En Castilla-La Mancha la desarrollan la Ley 5/2010, sobre derechos y deberes en materia de salud, y el Decreto 24/2011, de la documentación sanitaria, que se aplican tanto a centros públicos como privados.
¿Cuánto tiempo hay que conservarla?
La ley estatal fija un mínimo de cinco años desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. La normativa autonómica puede establecer plazos específicos para determinados documentos, por lo que conviene revisarla. En la práctica, muchas clínicas conservan la historia completa mientras el paciente siga siéndolo.
El derecho de acceso
El paciente tiene derecho a acceder a su historia clínica y a obtener copia de los datos, incluidas las radiografías. Según el RGPD, la solicitud debe atenderse en el plazo de un mes, prorrogable en casos complejos. Las anotaciones subjetivas de los profesionales y los datos de terceros tienen un régimen especial.
Protección de datos: lo esencial
- Base jurídica: para la asistencia sanitaria no hace falta el consentimiento del paciente para tratar sus datos de salud, porque el RGPD lo permite para fines de diagnóstico y tratamiento. Sí hace falta para fines distintos, como enviarle publicidad.
- Información: hay que informar al paciente de quién trata sus datos, con qué finalidad y cómo ejercer sus derechos, normalmente con una cláusula en la ficha de alta y un cartel visible.
- Registro de actividades de tratamiento: un documento interno con los tratamientos de datos que realiza la clínica.
- Medidas de seguridad adecuadas al riesgo: control de accesos, contraseñas personales, copias de seguridad, cifrado de equipos portátiles y archivo en papel bajo llave.
- Encargados del tratamiento: el proveedor del software de gestión, el laboratorio de prótesis, la gestoría o el servicio de copias de seguridad deben firmar un contrato de encargo.
- Brechas de seguridad: si se pierden o se exponen datos, hay que valorar el riesgo y, en su caso, notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos en 72 horas.
¿Necesita la clínica un delegado de protección de datos?
La Ley Orgánica 3/2018 obliga a designar un delegado de protección de datos a los centros sanitarios legalmente obligados a mantener historias clínicas, con una excepción: los profesionales sanitarios que ejercen su actividad a título individual. En la práctica, una clínica constituida como sociedad o con varios profesionales debe revisar si está obligada.
Situaciones cotidianas
- WhatsApp con pacientes: úsalo, si acaso, para recordatorios de cita sin datos clínicos, con un número de la clínica y no personal, y con el consentimiento del paciente para ese canal.
- Enviar radiografías por correo: mejor mediante enlaces protegidos o archivos cifrados, y siempre a la dirección facilitada por el propio paciente.
- Llamar a la sala de espera: por el nombre, sin mencionar el tratamiento.
- Pantallas de recepción: orientadas de forma que los pacientes no vean datos de otros.
- Acceso del personal: cada trabajador debe acceder solo a la información que necesita para su función.
- Cierre o traspaso de la clínica: hay que garantizar la custodia de las historias clínicas y el acceso de los pacientes a ellas.
Si gestionas una clínica en la provincia, puedes darla de alta en nuestro directorio de clínicas dentales en Albacete y consultar los servicios de marketing dental para clínicas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar por entregar una copia de la historia clínica?
La primera copia que solicite el paciente debe ser gratuita según el RGPD. Solo pueden repercutirse costes razonables en solicitudes repetitivas o manifiestamente excesivas.
¿Puedo usar fotos de casos en redes sociales?
Solo con el consentimiento expreso y por escrito del paciente para esa finalidad concreta, y evitando que sea identificable si no lo ha autorizado.
